Pour bien s’organiser au travail et utiliser au mieux le temps et être efficace, je vous propose ces quelques astuces qui ont fait une bonne différence dans ma vie professionnelle:
- planifier sa journée la veille avant de quitter: Lister les choses à faire, les dossiers en suspens, les réunions prévues, les personnes à relancer etc.
- définir 2 objectifs à atteindre absolument avant la fin de la journée de travail pour faire avancer ses dossiers
- s’engager à vérifier ses e-mails 3 fois par jour: le matin en arrivant pour vérifier s’il ya des urgences, avant la pause de midi, en fin de journée. Pour éviter de manquer un message important, spécifiez dans votre signature électronique que vous consultez vos messages 3 fois par jour. Pour toute urgence, restez joignable par téléphone. Ceci vous permettre d’être plus productif et éviter les interruptions intempestives.
- regrouper les activités qui demandent de la reflexion ou de l’analyse au moment de la journée ou vous êtes le plus concentré et disponible (généralement le matin)
- traiter les tâches similaires ensemble: ex traiter les e-mails, passer les coups de fil, reviser des rapports, faire des présentations etc.
- dans votre planification, prévoyez du temps pour les imprévus, les interruptions, les réunions impromptues etc.
Il s’agit là bien entendu de quelques astuces simples à implanter et à adapter à votre réalité. L’essentiel est de trouver votre propre routine qui vous permettra d’avoir des journées plus courtes et d’en faire plus en moins de temps. Et vous, quelles sont vos astuces pour organiser efficacement vos journées de travail?